Quase todo médico insatisfeito com o sistema atual adia a troca pelo mesmo motivo: o histórico. São anos de prontuário, milhares de pacientes, uma agenda cheia à frente — e a suspeita de que algo vai se perder no caminho. O receio é legítimo, mas migração é um processo conhecido: com sequência e conferência, ela é chata, não arriscada.
Primeiro: descubra o que dá para levar
Antes de escolher o destino, entenda a origem. Peça ao fornecedor atual a exportação dos seus dados e veja o que realmente vem. Costuma ser assim, em ordem decrescente de facilidade: cadastro de pacientes sai quase sempre; agenda futura, na maioria das vezes; histórico de atendimentos e prontuário, com mais variação; documentos e anexos, o mais trabalhoso. Saber isso cedo evita descobrir na véspera.
- Cadastro de pacientes (nome, contato, convênio)
- Agenda futura já marcada
- Histórico de atendimentos
- Evolução e prontuário
- Documentos e anexos
Se o fornecedor dificultar, registre o pedido
Acontece de a exportação virar um caminho tortuoso quando fica claro que o cliente vai sair. Faça o pedido por escrito, guarde o protocolo e seja específico sobre o que está pedindo. Lembre que os dados de saúde têm um titular — o paciente — e que a LGPD lhe garante direitos sobre eles. Na prática, o pedido formal costuma destravar o que a conversa informal não destravou.
Não migre tudo de uma vez
A sequência importa mais do que a pressa. Um caminho que funciona bem: primeiro os pacientes, depois a agenda futura, por último o histórico. Assim, se algo sair errado, o problema é pequeno e localizado — e você descobre no cadastro, não no meio de um atendimento com o paciente na sua frente.
Confira por amostragem antes de confiar
Depois de cada etapa, escolha alguns registros e confira campo a campo contra o sistema antigo. Prefira os casos difíceis aos fáceis: o paciente com nome composto e acento, o telefone antigo sem o nono dígito, o cadastro com endereço incompleto, o paciente com dois convênios. Se os casos torturados chegaram certos, o resto quase sempre chegou também.
- Nomes com acento e caracteres especiais
- Telefones em formatos antigos
- Datas de nascimento
- Vínculo com convênio e carteirinha
- Contagem total: quantos pacientes saíram e quantos entraram
Atenção às duplicatas
O problema mais comum de migração não é dado perdido: é dado duplicado. Ele nasce quando a importação roda duas vezes, ou quando o mesmo paciente existe com grafias diferentes na origem. Confira a contagem total logo após importar e resolva as duplicatas antes de começar a atender — depois, cada duplicata vira histórico partido em dois.
Combine uma data de corte
Defina o dia em que o sistema novo passa a ser o oficial e comunique a equipe com clareza. O pior cenário de migração é o período em que metade das marcações está num sistema e metade no outro, porque ninguém sabia qual usar. Um corte claro, de preferência num dia de menor movimento, evita a maior parte da confusão.
Não desligue o antigo no dia seguinte
Mantenha o acesso ao sistema anterior por um tempo, mesmo pagando um pouco a mais por isso. É a sua rede de segurança para conferir algo que aparecer semanas depois. E, antes de encerrar de vez, guarde uma cópia da exportação completa em local seguro — mesmo que ela já esteja importada. Lembrando que prontuário tem prazo legal de guarda, então essa cópia não é apenas conveniência.
Um roteiro enxuto
Se for seguir só o essencial:
- Peça a exportação e veja o que realmente vem
- Importe pacientes, depois agenda, depois histórico
- Confira por amostragem os casos difíceis
- Verifique as contagens totais e trate duplicatas
- Defina e comunique a data de corte
- Mantenha o sistema antigo acessível por um período
- Guarde uma cópia da exportação completa
Em resumo
Migração trava mais por receio do que por dificuldade real. Divida em etapas, confira os casos difíceis, resolva duplicatas cedo e mantenha uma rede de segurança. No ClinIAs há importação de pacientes e histórico de outro sistema justamente para que essa etapa não seja o motivo de continuar num software que não serve mais.